編制會計分錄是會計的日常工作。會計分錄編制正確與否，直接影響會計業(yè)務的真實情況，最終影響會計信息的質量。在手工模式下，會計人員可以編制各種會計分錄，雖然有些不達標，但可以根據會計分錄入帳，根據期末各賬戶余額編制報表。在電算化模式下，會計分錄怎么記就怎么做，機器不會像手工模式那樣有順序性，所以會計分錄的質量很大程度上影響報表的編制，尤其是損益類科目會計分錄的編制。但會計分錄應根據科目屬性進行編制，以滿足編制報表的需要，符合會計制度和會計處理規(guī)范的規(guī)定。因此，在對一些重要業(yè)務進行會計分錄時，首先要設置所涉及科目的屬性，然后根據業(yè)務編制會計分錄。這里以費用和收入的業(yè)務處理為例，說明設置科目屬性對編制分錄和報表的影響。

電算化模式下會計分錄的編制方法大多與手工相同，但會計分錄的編制與手工模式有所不同，需要進行修改以適應電算化的需要。如人事部李將差旅費返還800元，手工記賬。

借方：現金800

貸款：管理費-差旅費800。

手工模式下，期間的費用賬戶一般是借的多欄賬，平時發(fā)生的業(yè)務都登記到借款人名下，只有在月末出現貸方發(fā)生額時，明細賬仍以紅字從借款人轉出。對于上述業(yè)務，人員會以紅色登記到“管理費用-差旅費”科目的借方(但分錄金額本身是藍色的)，會導致賬證不符，但不影響會計報表的編制。但如果仍采用會計電算化方法，則直接登記到“管理費用-差旅費”科目的貸方，影響從“管理費用”科目提取報表，因為報表要取。如果在手工賬和電算化賬并行期間，手工賬仍將該筆交易記入“管理費用-差旅費”的借方，內部賬將該筆交易記入“管理費用-差旅費”的貸方，這將導致“管理費用-差旅費”手工賬的借方和貸方金額與內部賬不一致。因此，在電算化下對這類業(yè)務的處理仍然像手工一樣，會嚴重影響會計報表的編制和電算化的效率。為了不影響報表的編制，適應會計電算化處理的特點，會計人員應改變這類業(yè)務的處理方法，使上述問題不會發(fā)生。下面的例子將介紹幾種常見的處理方法：

一、紅字借貸法：

借方：管理費-差旅費800(紅色)

貸項：現金800(紅色)

這種方法旨在對通常的費用貸方金額使用借方紅字，與手工方法下使用紅字登記費用貸方金額的方向一致。這種編制雖然滿足了報表中費用提取的要求，但不能反映“現金”賬戶的真實業(yè)務情況，而且這種做法的前提是公司采用的憑證格式是常用的憑證格式。如果把公司的憑證分為收款、付款、轉賬三類，這項業(yè)務本身就是收款業(yè)務，但這張憑證上填的是付款業(yè)務，令人費解。如果公司先做手工憑證，再按照電算化的要求輸入到機器中，手工編制還是按照正常的方式，按照上述第一種方法編制電算化憑證，會造成手工憑證與內部憑證不一致。除此之外，實行電算化后，出納出于對貨幣資金的關注，仍然需要每天手工登記現金和銀行存款明細賬。是根據手工憑證用藍色登記借款人還是根據內部憑證用紅色登記出借人？如果登記到藍色的借方，會導致現金手工賬和內部賬不一致。如果用紅色登記到貸方，就意味著現金的減少，紅色就更難理解了。因此，在電算化模式下，這類憑證的編制方法仍存在一些不足。

第二，借方紅字法。

用紅色記下費用，用藍色記下現金增加，以便處理。

借：管理費用-差旅費800。

借方：現金800

這種方式雖然不符合手工模式的借貸法原理，但是可以過賬。在計算機化模式下，為了方便客戶的應用要求，有些會計分錄可以只設置為借方或貸方。只要分錄金額不為零，所有分錄加起來為零，就可以保存過賬，違反了《借貸法》只借不貸的規(guī)定，也違反了財政部《會計核算基本功能規(guī)范》〔1994〕27號文件第十五條第四款的規(guī)定。即違反了憑證錄入過程中的如下提示功能：“如果正在錄入的憑證有借方科目無貸方科目，或者有貸方科目無借方科目，則應提示并拒絕執(zhí)行”。

這種做法雖然解決了會計報表對費用的提取和現金的登記管理的要求，但在很大程度上不符合會計處理規(guī)范，因此這種做法也存在一些不足。

第三，過渡科目法。

上述兩種處理方法在一定程度上滿足了會計報表編制的要求，但會計處理方法存在缺陷和不規(guī)范之處。為適應會計報表編制的需要，符合會計處理規(guī)范的要求，采用以下方法進行處理。過渡科目可以隨意設置，但必須月底結算，具體對待。

借方：現金800。

貸：過渡賬戶800

借款：管理費用-差旅費800。

貸方：過渡賬戶800(紅色)

雖然這個流程可以滿足報表的編制和賬務處理規(guī)范的要求，但是如果每個月都有很多這樣的業(yè)務，那么每筆業(yè)務都需要做兩遍，非常麻煩。

以上三種處理方式雖然解決了報表編制的問題，但是也帶來了一些其他的問題。第一種方法不能反映“現金”賬戶業(yè)務的真實情況。雖然余額一致，但內部賬戶并不能以貸款金額反映其收支情況。第二種方法不符合借貸法原則；第三種方法需要參考過渡科目，無形中增加了工作量。平時要處理的很慎重，月底要檢查過渡科目是否平衡。如果所有損益科目都出現這種情況，那就麻煩了。

以上三種方法是費用賬戶特殊業(yè)務的處理方式。這里以收益賬戶為例進行說明。比如有一筆銷售退貨業(yè)務，貨款10000元，稅金1700元，符合會計處理標準。

借：馬收入

一般來說，會計報表從收入中提取借方金額。如果計算機化錄入仍然這樣做，會給報告的檢索帶來困難。為了便于電算化報表的檢索，如果會計分錄采用上述三種方法，在編制報表時沒有問題，但也會引起其他問題。如果采用第一種方法，借方金額會出現在“銀行存款”中，從而導致第一個例子中的“現金”業(yè)務處理問題。無論采用上述哪種方法，都會出現“主營業(yè)務收入-產品A”和“應交稅費-應交增值稅-銷項稅額”的貸方發(fā)生額，違反了《企業(yè)會計制度（2001）》銷售退回業(yè)務的會計處理規(guī)定，規(guī)范的會計處理應該是上述處理。

從上面兩個例子可以看出，報表中為了得到費用和收入賬戶的數據，把平時發(fā)生的業(yè)務都記錄在一方，淹沒了一些業(yè)務的真實情況。純粹是為了編制報告，不能準確記錄原始數據。如果按照會計制度，銷售回款時會計處理應借記收入和稅金，那么可以根據月末或年末的借方發(fā)生額或累計借方發(fā)生額取得銷售回款，直接取得原始數據。出于電算化報表編制的目的，有些業(yè)務不規(guī)范，費用業(yè)務全部借記，收入業(yè)務全部貸記，導致本月費用的發(fā)生和減少，本月銷售的實現和回籠都混在一邊。如果要統(tǒng)計銷售回款和費用的減少，只需要查閱機內憑證或者打印憑證就可以了。如果按年算的話，就沒意思了。以上處理方法要么是在會計處理準則中，要么是在會計報表的編制中。這里有一個新的方法可以解決這個問題，就是通過設置費用或收益科目的性質來控制會計分錄的編制，以滿足會計報表的編制。

目前有些賬戶提供了賬戶的欄目功能，設置欄目的科目只能是明細科目。欄目的特點和優(yōu)點是：欄目不記錄余額，只記錄金額，結轉時可以直接從上級結轉，對于需要結轉的科目非常方便；通常，當一項業(yè)務發(fā)生時，它必須從明細賬戶開始，明細賬戶可以借記或貸記，但不能從總賬開始。只有月末結轉可以和總賬反方向走。

以下科目可以設置為列：明細科目不需要計算余額，只需要計算發(fā)生額(包括本月發(fā)生額和本年累計發(fā)生額)；(2)下級科目設置為列的科目可以直接從總賬結轉，所以那些需要每月平衡的科目可以設置為列，比如損益科目。只有這樣，會計分錄才能按規(guī)范處理，才能反映業(yè)務的真實情況。

一般情況下，會計科目的性質是普通科目，即如果該科目下有明細科目，平時必須將業(yè)務核算到最明細，否則無法保存憑證，月末需要結賬的科目必須從各明細科目結轉，每個明細科目必須結賬。管理費用來說管理費下面有很多明細賬戶，每個明細賬戶在月末結轉的時候一定要平衡。例如，在月末結轉時，必須做如下操作：

借方：本年利潤

貸款：間接費用-工資

-娛樂費用

-差旅費

-辦公費用

因為管理費用、營業(yè)費用、主營業(yè)務收入等科目下有很多明細科目，即使設置成每月自動結轉，打印起來也會很麻煩，而且每筆分錄的憑證也很多。如果將管理費下的明細科目設置為借方欄，就可以解決所有的問題，比如上面差旅費返還的電算化會計分錄，可以手工使用。

借方：現金800

貸款：管理費-差旅費800。

結轉時

同一個月末結轉，可以直接從借方總賬轉出借貸余額。

如果將損益科目的明細科目設置為列性質，就可以解決上述分錄編制的問題。會計報表檢索不必局限于一方，即借方或貸方。根據賬戶的屬性可以得到明細賬戶的借方或貸方余額，根據賬戶的借方發(fā)生額可以直接得到需要的數據。如“主營業(yè)務收入-某產品”的借方金額反映銷售退款金額，貸方金額是本月實現的銷售金額。由于月末結轉時借貸余額是從借方總賬轉出的，所以所有明細科目只用來登記借方或貸方發(fā)生額，不記錄結轉額和余額，所以可以根據需要直接調取各個明細科目的借方或貸方，這對于編制報表非常方便。在實際應用中，可以根據管理需要，將損益科目或多欄式科目設置為一欄，如營業(yè)費用或應付福利費等，可以解決上述編制報表的分錄處理問題。需要注意的是，當賬戶設置為欄目時，通常發(fā)生的業(yè)務必須以最詳細的方式進行核算，因為該欄目必須與明細賬同時登記在總賬中，但業(yè)務發(fā)生在總賬中時不會登記明細賬。所以月底才會從總賬結轉，否則會造成總賬和明細賬的不平衡。因此，需要在平時審計時注意設置為列科目的會計分錄是否處理正確，月末結轉前檢查明細金額與總賬金額是否一致。只有總賬和明細欄金額一致，才能正確取到報表。用戶可以根據提供的功能和要求進行設置。如果有這樣的功能，我建議用欄目來滿足會計分錄和報表的編制。公司長期使用該功能，取得了良好的效果。