所謂簡明，即簡單明了。太過于簡的，不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi)容表達(dá)清楚。因此要在計算機(jī)設(shè)定的字?jǐn)?shù)內(nèi)，抓住重點(diǎn)，將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來。

　　例如：中文系趙永發(fā)借去北京購資料款5000元。為趙永發(fā)借購資料款，而不能為趙永華借款，更不能為借款。

　　對反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證，每項經(jīng)濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對應(yīng)一個，不能籠統(tǒng)使用同一個。現(xiàn)行的借貸記賬法和會計基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。

　　目前被廣泛使用的會計電算化軟件，一般都具有“修改”的功能，為準(zhǔn)確記賬憑證提供了條件。

　　例如：物理系周斌借4000元去石家莊開會，回來報賬時，差旅費(fèi)開支1500元；會務(wù)費(fèi)開支500元；為系里資料室購圖書用去1500元；退回余款500元。

　　其應(yīng)按每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對應(yīng)的會計分錄分別為：周斌報石開會旅費(fèi)；周斌報會務(wù)費(fèi)；周斌報資料費(fèi)；周斌還借差旅款。

　　各高校根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小，分別設(shè)置3人—5人以上編制記賬憑證，所有人員力求使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。

　　這樣使得會計賬簿的體現(xiàn)整體一致性，更重要的是能夠充分發(fā)揮計算機(jī)查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能。

　　所以，對日常收支業(yè)務(wù)采用“主語＋謂語＋賓語”的句式。即具備經(jīng)濟(jì)行為的主體、對象和內(nèi)容三個最基本的要素。

　　統(tǒng)一措辭雖然在執(zhí)行初期比較困難，只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認(rèn)真總結(jié)，相信很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

　　例如：張平用現(xiàn)金購買辦公用筆150元。為：張平報辦公筆。

　　采用這種句式，在賬務(wù)“模糊”查詢時，只要輸入“張平”，當(dāng)年及往年所有張平經(jīng)手的業(yè)務(wù)，所需數(shù)據(jù)一目了然。充分體現(xiàn)會計電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性。

　　如果此筆憑證用籠統(tǒng)的一個，反映在會計賬簿中的“會務(wù)費(fèi)”科目、“資料費(fèi)”、應(yīng)收及暫付中“教工借款”科目都對應(yīng)著差旅費(fèi)的，用起賬來令人匪夷所思。

　　對此工作細(xì)節(jié)，有些會計人員往往容易忽視，給以后的復(fù)核、記賬、查賬等一系列會計工作帶來不便。

　　特別強(qiáng)調(diào)的是：用銀行存款開支的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對應(yīng)銀行存款科目的，必須反映收款單位名稱，便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對。

　　1．需要注明時間的。

　　收到上級部門撥入某月經(jīng)費(fèi)；交納某月水費(fèi)、電費(fèi)、電話費(fèi)、各項保險金、個人所得稅等；提取某季度學(xué)生活動費(fèi)、困難補(bǔ)助、獎學(xué)金等；提取職工福利費(fèi)、職工教育費(fèi)、工會經(jīng)費(fèi)等。

　　在中務(wù)必注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所屬的時間。不僅有效防止發(fā)生漏記、重記的可能，而且便于單位間的賬務(wù)查詢。

　　例如：某高校收到河北省教育廳撥入2003年4月份經(jīng)費(fèi)2000000元。為收省教育廳撥4月份經(jīng)費(fèi)。

　　2．需要注明人數(shù)的。

　　對發(fā)放學(xué)生生活補(bǔ)貼、學(xué)生困難補(bǔ)助、勤工助學(xué)金、獎學(xué)金；發(fā)放臨時工工資等，在中要注明人次。以便為學(xué)生管理部門、人事部門統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，編制報表所用。

　　無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費(fèi)時費(fèi)力，只要使用查詢系統(tǒng)“科目查詢”板塊，所需數(shù)據(jù)躍然屏幕，起到事半功倍的效果。

　　例如：發(fā)物理系學(xué)生12人共計1500元的困難補(bǔ)助。為發(fā)物理系學(xué)生12人困補(bǔ)。

　　3．需要注明數(shù)量的。

　　隨著各高校招生規(guī)模的迅速擴(kuò)大，現(xiàn)有的辦學(xué)設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足目前教學(xué)規(guī)模。需要購置的辦公設(shè)備、教學(xué)實驗設(shè)備數(shù)量很大，需要報廢的陳舊固定資產(chǎn)也很多。

　　雖然固定資產(chǎn)賬中反映資產(chǎn)的數(shù)量，但為了便于同固定資產(chǎn)管理部門隨時的“動態(tài)”對賬，在中要注明資產(chǎn)的數(shù)量。

　　例如：國有資產(chǎn)處李華從山東XX儀器設(shè)備公司，給生物系購買顯微鏡兩臺，通過銀行匯款9800元。為李華報顯微鏡，山東XX儀器設(shè)備公司同時入固定資產(chǎn)，為生物系購顯微鏡兩臺。

　　根據(jù)《河北省行政事業(yè)單位會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，對記賬后的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)，用紅字沖銷原憑證時的為“注銷某月某日某號憑證”，同時，用藍(lán)字正確的記賬憑證時為“訂正某月某日某號憑證”。

　　對只有金額的會計分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時為“調(diào)整某月某日某號憑證”。

　　如果所修改的是往年的憑證，那么，在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說明一點(diǎn)，在注銷、訂正或調(diào)整某張憑證的同時，應(yīng)在被修改的記賬憑證的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標(biāo)記，表示該憑證已被修改完畢。

　　總之，會計工作在講究宏觀控制的同時，也要重視微觀管理，會計的雖然只是整個會計工作中的一個小小環(huán)節(jié)，但是它卻在會計工作向著更加科學(xué)化、規(guī)范化管理的進(jìn)程中發(fā)揮著極其重要的作用。