在手工核算中，當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要減少時(shí)，我們可以根據(jù)借貸記賬法的核算規(guī)則，作出與費(fèi)用相反的核算分錄，如：收到黎明同志退回的差旅費(fèi)，以50元計(jì)現(xiàn)金，在作出現(xiàn)金收入的同時(shí)，減少管理費(fèi)用。我們可以制作如下的分錄：

會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)培訓(xùn)學(xué)校佰平會(huì)計(jì)佰平會(huì)計(jì)培訓(xùn)德立教育

借方：現(xiàn)金50

貸：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)50

這樣現(xiàn)金增加了，原來的多欄費(fèi)用減少了。這個(gè)會(huì)計(jì)分錄是正確的。但實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，分錄很難自動(dòng)從報(bào)表中調(diào)取數(shù)據(jù)，因?yàn)橘M(fèi)用報(bào)表是根據(jù)借方金額調(diào)取的，費(fèi)用核銷分錄是從貸方調(diào)取應(yīng)核銷的數(shù)據(jù)，并沒有減少費(fèi)用的借方金額，所以從報(bào)表中自動(dòng)生成的數(shù)字大于實(shí)際支出。

為了解決從報(bào)表中提取數(shù)據(jù)的問題，分錄，這類業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)師有兩種方法(如上例所示):

一種方法是：用紅字沖銷費(fèi)用，同時(shí)用紅字沖銷現(xiàn)金費(fèi)用，即：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)50

信用：現(xiàn)金50

這種核算方式雖然滿足了報(bào)表的自動(dòng)生成和檢索，但是現(xiàn)金收入用紅字反映在出借人身上，很難理解和接受。在實(shí)際工作中，少數(shù)單位采用這種核算方法。

另一種方法是：在借方用紅色記下費(fèi)用，用藍(lán)色記下增加的現(xiàn)金，即：

借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi)50

信用：現(xiàn)金50

之所以這樣說，是因?yàn)榇龥_減的費(fèi)用金額在借方以紅色反映，既符合會(huì)計(jì)原理中“管理費(fèi)用”的定義和解釋(借方反映費(fèi)用金額，貸方反映結(jié)轉(zhuǎn)的費(fèi)用金額)，又符合報(bào)表自動(dòng)生成和檢索的要求，隨著借方增加收到現(xiàn)金，既符合會(huì)計(jì)原理中對“現(xiàn)金”的解釋，也符合人們的習(xí)慣。但這違反了借貸記賬法的規(guī)定。在實(shí)際工作中，大多數(shù)單位都采用這種核算方法。

兩種方法相比，后一種方法優(yōu)于前一種，尤其是在登記賬簿時(shí)，更合理，更容易理解。我傾向于選擇后一種方法。

類似的收入賬戶分錄的核銷可參照上述辦法辦理。